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Entre lo urgente y lo importante

"La mayoría de las personas gastan más tiempo y energía en hablar de los problemas que en afrontarlos" Henry Ford

Presidente Eisenhower

Hoy tengo una herramienta fácil y práctica para mostrarte. La matriz de Eisenhower. Como seguramente has adivinado, el hombre de la foto es Dwight D. Eisenhower, 34º presidente de los Estados Unidos y que popularizó esta herramienta como sistema de organización. La Matriz de Eisenhower se caracteriza por tener dos puntos esenciales en los que poner el foco: urgente e importante.

Estaremos de acuerdo que un buen sistema de organización es necesario para reducir el estrés. ¿Pero cuántas veces al día tienes que tomar partido en situaciones que son para ya? Cuáles son urgentes? Si realmente te paras a pensar un segundo, verás que todo aquello que necesita de tu atención inmediata no siempre es lo importante. Debemos diferenciar entre lo urgente y lo importante. De esta forma podremos tener un enfoque adecuado de todo aquello que nos acerque a nuestros objetivos, quitarnos de encima ese estrés que nos empeora nuestra calidad de vida y poder disponer del tiempo necesario para emplearlo en lo que realmente sí importa. Para ello tenemos la Matriz de Eisenhower.

Pero primero diferenciemos dos detalles a tener en cuenta:

URGENTE

Todo aquello que requiere de tu atención ahora mismo.

IMPORTANTE

Todo aquello que te acerca a tus metas.

Entonces la pregunta clave que hay que hacerse es:

¿Cómo puedo saber qué es lo que me acerca a mis metas?

Pues primero que nada teniendo en cuenta el principio de Paretto. De todas las acciones que realizas, el 20% te dan el 80% de tus resultados. Por lo que empleas el 80% de tu tiempo en acciones que solo te aportan el 20% de tu éxito.

 

EL 20% DE TUS ACCIONES GENERAN EL 80% DE TUS RESULTADOS

Pero tranquilo, hoy no vengo a decirte que estás malgastando tiempo de tu vida de una manera poco eficiente. Hoy vengo a contarte cómo podemos iluminar nuestro camino hacia nuestro propósito mediante la Matriz de Einshower. Así que si deseas ser una persona más eficiente, más productiva y, además, tener el enfoque adecuado para lograr de una manera más sencilla aquello que te propongas, coge papel y boli.

HORA DE ACTUAR

LA MATRIZ EISENHOWER

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Imagen extraída de www.eoi.es

Como puedes observar en la imagen, la Matriz de Eisenhower consta de 4 partes.

  • IMPORTANTE

  • NO IMPORTANTE

  • URGENTE

  • NO URGENTE

Cuando dos de esas partes convergen, debemos realizar una acción. De la decisión que tomes sobre la gestión a realizar, debes tener en cuenta todo aquello que te acerque a lo que realmente es importante, a tus objetivos.

Observemos los puntos con más detenimiento:

1- NO URGENTE Y NO IMPORTANTE

Cuando tengas una tarea o acción que no te aporta nada de nada, elimínala. Sin miramientos. Todo aquello que no te aporta ningún valor debes sacarlo de tu vida rápido. Estas acciones son unas ladronas de tiempo increíbles. ¿Acaso nunca te ha sucedido que ha pasado el día y sientes como si no hubieses hecho nada? Si paras a auditar tu vida por una semana como comenté en el primer post sobre organización, te darás cuenta de estas tareas que no te dan mejora ninguna. Recuerda. Elimínalas.

2- URGENTE Y NO IMPORTANTE

Aquí ya entramos en una parte que te dará muchísimo si lo haces correctamente. Este tipo de tareas las has de delegar. Uno de los problemas que poseemos todos aquellos que tenemos personal a nuestro cargo, es que ninguna persona nos enseña a delegar con efectividad. Delegar no significa dar una tarea a una persona y olvidarnos. Ni mucho menos. Debemos de hacer un seguimiento y que esa delegación aporte valor a la persona que la desarrolle. Ya trataremos la delegación como un aspecto importante del liderazgo.

3- NO URGENTE E IMPORTANTE

Esta es la fase que más me gusta a mí. Poner la tarea en un calendario y ver cuándo es el mejor momento para realizarla. Como consejo te digo que no intentes poner todas las acciones en uno o dos días. El día a día es imprevisible y si no logras realizar todas las tareas te frustrarás y pensarás que el sistema no funciona. Trabaja siempre por prioridades. Trabaja según el SPC (Sistema de Prioridad Cronológica).

4- URGENTE E IMPORTANTE

Has de tomar partido tú sobre esa tarea y realizarla en ese mismo momento. Por eso mismo en el punto 3 hablaba de calendarizar las tareas según prioridades. Las acciones que son urgentes e importantes, requieren de tu atención ahora mismo, por lo que organízate la agenda de la manera más idónea teniendo en cuenta que existen los imprevistos y que todo no lo puedes hacer.

 

NO TENEMOS TIEMPO PARA REALIZAR TODAS LAS TAREAS EN EL MISMO DÍA PERO SÍ LAS MÁS IMPORTANTES


Gracias a la Matriz de Eisenhower pude rectificar un sistema de organización propio y me di cuenta porqué fallaba. Si quieres probar a utilizarlo, coge una hoja y haz un eje de coordenadas donde cada uno de los puntos venga reflejado. Organiza ahí tu día según se vaya desarrollando y ves modificándolo día tras día.

Utilizando el Método GTD y este sistema, lograrás poder poner tu atención en aquello que realmente merece la pena, aquello que de verdad te hace alcanzar tus metas profesionales y personales.

Espero que te sirva de mucho este artículo y si sientes a veces que el día te come, de verdad, prueba a utilizar un sistema. Utiliza uno, el que sea, y mira cómo te aporta valor. Desde que aprendí a sacar mayor partido a las 24 horas del día siento como cada día puedo alcanzar aquello que me proponga.

DA CADA DÍA PASOS QUE TE ACERQUEN A TU OBJETIVO

Recuerda que Bill Gates, Steve Jobs, Richard Branson, etc. tienen las mismas horas al día que el resto de los mortales, sin embargo ellos consiguen enfocarse solo en aquello que les acerca a su propósito. Coge las riendas de tu tiempo.

LLEGA LA HORA DE ACTUAR

 

Nota: Imagen de portada extraída de https://www.marketwatch.com/story/donald-trump-is-about-to-learn-the-same-lesson-president-eisenhower-did-2016-11-10
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