Saltar al contenido

Organización de emails

“Lo que le da forma a nuestras vidas no es lo que hacemos de vez en cuando, sino lo que hacemos constantemente”. Tony Robbins.

Tener un buen sistema sobre la organización de emails te asegura dedicar tiempo a lo realmente importante en tu puesto de trabajo. Seguramente, si tienes cierta responsabilidad en tu empresa, recibes una cantidad de emails inmensa. Saber cómo tratar cada uno de esos correos con eficacia, puede resultar a veces un arte.

Si recibes una media de 30-40 emails diarios, a los que tienes que dar salida a cada uno de ellos, tener una organización de emails específica en cada momento del día, te hará ser mucho más productivo en toda tu jornada.

Hoy me gustaría mostrarte mi propio sistema de organización de correos electrónicos y te voy a comentar qué es lo que hago y cómo. Gracias a este método he conseguido que los emails no ocupen más tiempo de mi horario laboral del necesario. Siendo una persona más aplicada en los momentos importantes, como ya comenté en el anterior post sobre organización, puedo poner mis 5 sentidos en aquello que de verdad me haga acercarme a mis objetivos profesionales. De esta forma puedo dedicar el tiempo necesario a mi equipo para intentar extraer lo mejor de él.

ORGANIZACIÓN DE EMAILS

Emails en móvil
Imagen extraída de www.eldoce.com

Primero que nada decirte que yo te hablaré en este post sobre mis circunstancias concretas en mi puesto de trabajo. Sin embargo, la buena noticia que te traigo, es que puedes adecuarla a tus circunstancias y sacar un mayor rendimiento a tu día a día. Este sistema lo he ido puliendo al cabo de un año y medio de trabajo viendo cómo podía mejorar la gestión y organización de mi tiempo. A mi propio sistema lo llamo SPC (Sistema de Prioridad Cronológica).

Vayamos por partes para explicarte una parte de mi método, en concreto el sistema de organización de emails:

  1. Adecuar el momento del día a la revisión de los correos.
  2. Inbox cero.
  3. Organizar por prioridades.
  4. Gestionar por prioridades.

1- ADECUAR EL MOMENTO DEL DÍA A LA REVISIÓN Y GESTIÓN DE LOS EMAILS

Taza de café y laptop
Imagen extraída de www.freepik.com

Primero que nada, sean cuales sean tus circunstancias, NUNCA debes abrir el email nada más levantarte. Si empiezas a leer y a gestionar emails por la mañana observarás que los demás se han ocupado ya de tu vida y de tu tiempo. El primer momento del día (al menos la primera hora) tenla únicamente para ti. Yo te aconsejaría adaptar a tu vida ciertos hábitos que te hagan tener una vida más plena. Solo es una recomendación, ya que a mí me han hecho tener una vida muchísimo mejor y más enfocada en aquello que de verdad importa. Lo que me acerca a mis objetivos y mis metas.

En mi caso, cuando acabo de desayunar ojeo el email para saber cómo se presenta mi día y si nada más llegar al trabajo tengo algo importante que hacer. Yo trabajo con un equipo que debemos dar un servicio a familias que han perdido a su ser querido, por lo que todo debe salir perfecto (sabiendo que la perfección es prácticamente imposible). Disponer de la información necesaria para facilitarme ese proceso, es crucial en ciertos momentos.

Una vez llegado a mi centro y viendo cómo tenemos el día programado y organizado por todos, entonces ya abro el email y hago 3 cosas:

  • Ojeo rápidamente los emails.
  • Los organizo en 4 carpetas de prioridades.
  • Dependiendo de cómo tengo el día programado, establezco una hora para empezar a gestionar lo más importante primero.

2- INBOX CERO

Laptop con muchos emails
Imagen extraída de www.schredit.com

El inbox cero no es otra cosa que dejar tu bandeja de entrada a cero. Esta práctica no es que sea realmente importante porque nunca dejan de llegar correos electrónicos, pero sí que nos da la seguridad de que en ese momento hemos gestionado todos nuestros correos. Hemos conseguido tener una organización de emails eficiente.

Vuelvo a decirte que depende mucho del número de correos que recibes diariamente. Yo lo adecuo a un máximo de 30-40, ya que a partir de ahí deberías tener una persona que te llevara esa gestión. Si recibes tantos emails es que tienes un cargo bastante elevado y estoy convencido que puedes ser mucho más útil a tu empresa y a tu equipo gastando tu preciado tiempo en ellos, no gestionando emails. Por lo menos ocúpate de aquellos que sean realmente importantes y solo tú puedes tomar partido.

3- EMPEZAMOS A ORGANIZAR

Organización en el despacho
Imagen extraída de www.sandracuesta.com

Yo utilizo 4 carpetas y las enumero de la siguiente manera para saber dónde buscar el email más tarde.

1- Prioridad A

  • Cuando leas un email de la bandeja de entrada y sepas con seguridad que hoy mismo debes gestionarlo, esa es la carpeta de Prioridad A. Lo que debes hacer hoy sí o sí.

2- Prioridad B

  • Si al leer el email, tienes claro que no es hoy cuándo debes gestionar la tarea pero aún no tienes claro en qué momento, envía el email a la carpeta de Prioridad B. Más tarde lo leerás con calma y le pondrás un día y hora para darle salida. Le debes dar una salida en el calendario.

3- Prioridad C

  • Esta carpeta es la que no sabes muy bien todavía qué destino le vas a dar. A lo mejor es simple información que más tarde guardarás o que al cabo de los días borrarás el email. De momento mételo en esta carpeta y más tarde lo revisas.

4-Prioridad D

  • Carpeta de la delegación. Si hay un email que te envían pero quién le debe dar una salida o hacer una gestión es otra persona, entonces esta es la carpeta adecuada. En el siguiente punto te daré indicaciones de cómo realizar una delegación correcta y eficiente.

4- GESTIONAMOS LOS EMAILS

Gestión del tiempo
Imagen extraída de gestionempresarial.com

Dependiendo de cómo tenemos nuestro día organizado y el trabajo que tenemos por delante, marcamos una hora en la que vamos a empezar a gestionar los emails. Yo lo que hago es que a las 9:00 empiezo a organizarlos y cierro el email, me quito los datos del móvil y sigo con mi día a día. Si alguna persona necesita algo urgente de ti te llamará.

Una hora común que yo tengo es a las 12:00-13:00 y luego por la tarde a las 16:00. Suelen ser las horas en las que puedo realizar mi sistema de organización de emails. Ten claro que no hay tiempo para hacerlo todo, pero sí lo más importante.

PRIORIDAD A

De los emails que tenga que gestionar ese mismo día, debo tener claro cuál de ellos es el primero. Brian Tracy en su libro «tráguese ese sapo» habla de este tipo de gestión a «comerse el sapo». Suele ser una gestión nada agradable y pesada pero por eso mismo es la primera que debes realizar. En cuanto emails, vuelvo a repetir que (por norma general) la urgencia a contestarlos es relativa, por lo que establece la hora necesaria para darle salida. Es esencial que las primeras gestiones de tu día sean las importantes, las que te acercan a tus objetivos.

Esta carpeta (lo ideal) es que la tengas vacía al acabar el día. Si tengo una gestión importante para el día siguiente, lo que hago es moverla a esa carpeta para tenerlo ya hecho el día siguiente.

PRIORIDAD B

Dependiendo de la importancia y la fecha establecida por la persona que te envía el correo, debes establecer una fecha para gestionarlo e incluso una hora. Algo que yo utilizo es una hoja Excel hecha por mí donde anoto en un eje de coordenadas las 4 carpetas y escribo las gestiones que quiero tener a primera vista. Si quieres que te envíe dicho Excel, contacta conmigo y te lo envío.

PRIORIDAD C

Aquí suelo poner los emails que no tengo decidido cuándo debo darles salida o si tengo que hacer algo. Lo importante de esta carpeta es que una vez a la semana (dos como mucho) la revises y veas si tienes que borrar emails, guardarlos en carpetas de sus respectivos departamentos, pasar los adjuntos al ordenador, etc. Solo tú sabes cómo los irás organizando.

La idea de esta carpeta la tuve porque todos estos correos los tenía en mi bandeja de entrada y parecía que tuviese mucho correo que no había gestionado. Esta práctica me ha dado una especie de tranquilidad mental porque sé que he tratado a cada uno con la importancia que se merece.

PRIORIDAD D

La delegación. Cuando tengas un email o envíes uno a una persona para que lleve a cabo cualquier asunto, debes hacer un seguimiento. No hacerlo significa que el día de mañana le preguntarás cómo va la tarea delegada y verás que quizás no hizo nada. Dar siempre una fecha a la persona para que te reporte información es una manera adecuada de realizar un correcto seguimiento.

Lo que yo hago es que cuando le digo a una persona que tiene que hacer una gestión, en el mismo email le digo que tal día le preguntaré cómo está este asunto, y lo anoto en la hoja Excel. Escribo el asunto, la persona que en la cual lo he delegado y fecha tope.

La delegación no debe ser quitarse una tarea de encima. Debe ser una acción que le reporte valor a la persona que lo realice o que sea mejor que tú en esa área. Te dejo un artículo muy interesante sobre la delegación aquí.


EJEMPLO PRÁCTICO DE CÓMO GESTIONAR LOS CORREOS

  • 07:30 – Ojeo, después de desayunar, cómo se presenta el día en cuanto a todos los servicios que tenemos. No contesto a ningún correo en estos momentos.
  • 8:30 – Organizamos el día entre los compañeros y vemos quién tiene que hacer ciertas gestiones.
  • 9:00 – Echo un vistazo a todos los emails y los voy organizando en sus carpetas correspondientes.
  • 12:00-13:00 Dependiendo del día, entro de nuevo al email y vuelvo a organizar. Entonces veo la carpeta de prioridad A y si puedo realizar alguna gestión en ese momento
  • 16:00 – Entro a la carpeta de prioridad A y veo qué tengo que acabar.
  • 16:15 – Prioridad B y veo el resto de carpetas. Si tengo alguna delegación que tratar la llevo a cabo. Si es el día en el que gestiono la prioridad C veo cómo tratar esos emails.
  • 18:00 – Veo el correo por última vez y ya lo dejo organizado para el día siguiente. Dejo anotado en mi cuadrante Excel lo más importante.

CONCLUSIONES

En resumen, yo entro aproximadamente 3-4 veces al día al correo porque de otra forma la urgencia tomaría partido de mi tiempo. Como comenté en el post sobre lo urgente y lo importante, es esencial tener un control y perspectiva sobre todas las gestiones a tratar. Solo tú sabes cómo es tu trabajo y cómo puedes organizarte mejor.


Imagen extraída de woodpecker.com

No dejes que los correos electrónicos ocupen tu día a día. Empieza a valorar lo realmente importante de tu tiempo.

Espero, sinceramente, que este artículo te ayude en caso de no poseer un sistema de organización de emails. Si tienes tú uno o los gestionas de otra forma, me gustaría mucho leerlo y saber si puedo mejorar este mismo. La comunicación nos puede ayudar a crecer.

Nota: Imagen de portada extraída de www.impacting.es
A %d blogueros les gusta esto: