Saltar al contenido

Por qué necesitas un sistema de organización eficaz

“El tiempo es nuestro activo más valioso, a pesar de que tendemos a desperdiciarlo, matarlo y gastarlo en vez de cuidarlo e invertirlo”. Jim Rohn

Sistema de organización
Necesitamos un sistema de organización eficaz para ser más productivo y eficiente con nuestro tiempo. Nuestra mente no puede dejar de pensar, por lo que querer guardar todas las gestiones a realizar en nuestra cabeza, es muy arriesgado y prácticamente imposible.

Si hay algo que debemos tener claro todas las personas que gestionamos equipos, que gestionamos personas, es que para poder sacar el mejor rendimiento de cada uno necesitamos invertir TIEMPO, aplicar las técnicas adecuadas a cada persona y poder extraer lo mejor por el beneficio colectivo.

Sin un procedimiento para organizarse, resulta muy difícil disponer de ese preciado elemento que es el tiempo y que nos hará convertirnos en una persona más aplicada y eficiente. La pregunta es:

CUÁL ES EL MEJOR MÉTODO PARA SER MÁS RESOLUTIVOS

Mi consejo es que analices qué haces en tu día a día y cómo lo llevas a cabo. Audita tu vida por una semana en franjas de 30 minutos (sí, no me he vuelto loco) y entonces te darás cuenta de varias situaciones:

  • Gastas tiempo en acciones que no te llevan a alcanzar tus objetivos, incluso algunas veces te aleja de ellos.
  • Observarás qué acciones podrías implantar como rutina diaria para ser más eficiente.
  • Qué tareas podrías delegar.
  • Dónde podrías poner foco para conseguir esas metas profesionales que tanto ansías.

Esta forma de proceder la leí en el libro de Víctor Martín Desata tu éxito“, totalmente recomendable. Si la finalidad de esta tarea es ver qué te acerca a tu objetivo y que te aleja de él, plantearte a dónde quieres llegar como profesional es muy importante para, más tarde, saber cómo te tienes que organizar para llegar a dicha meta.

También en el plano personal, necesitamos dedicar tiempo a la familia, hacerlo es invertir en el día de mañana. Una buena organización en el ámbito laboral, lleva a tener un mejor recurso temporal en la vida personal. Para todos nosotros, lo que más nos importa son nuestros seres queridos, por lo que necesitamos disponer de ese bien tan preciado que es el tiempo.

Pues sí, necesitamos tiempo, y en la mayoría de los casos nos decimos a nosotros mismos que no disponemos de él. Cuántas veces has dicho la frase maldita y que más te limita:

¡NO TENGO TIEMPO!

Todos tenemos las mismas 24 horas, sin embargo unas personas sacan mejor resultados de las mismas. La organización es una de las bases de un buen líder y tener una vida estable, en todas sus vertientes, es un requisito necesario para poder llegar a conseguir ser la mejor versión de uno mismo.

Por lo que me quiero centrar en una serie de 3 posts dedicados a la organización (2 de ellos serán pronto) para hablar de 3 sistemas de organización muy efectivos y contrastados. Lo importante es que tras haber auditado tu vida en una semana, sacar conclusiones y probar diferentes métodos para llevar a cabo el tuyo propio, al final todo ello te llevará a poder disponer “como por arte de magia” de más tiempo para aprovecharlo en aquello que de verdad es importante.

En este post me centraré en el primera técnica que utilicé y gracias a ella empecé a ver qué podía aprender para ser más productivo y eficiente. Vamos a ver cómo funciona, datos a tener en cuenta y pros y contras del sistema.

MÉTODO GTD (Getting things done)

gtd
Imagen extraída de www.informatizarte.com

Este sistema de organización y productividad fue creado por David Allen. Autor del libro con el mismo nombre pero que en español fue traducido como “Organízate con eficacia“. Este tipo de sistema da para un libro (de hecho así ha sido), por lo que explicarlo fielmente en un solo post es complicado, aunque intentaré transmitir cómo funciona solo la parte esencial de la gestión de tareas. Si te atrae la idea del GTD aconsejo leer el libro y poder extraer todo cuanto habla sobre la perspectiva y la planificación. De todas formas, si quieres indagar un poco más en el sistema, te dejo el enlace a la web de Jordi Sánchez en el que habla sobre el GTD.

Empecemos teniendo claro que nuestra cabeza no puede dejar de pensar. Si ahora dejarais un minuto de leer y “sin hacer nada”, os daríais cuenta de que, en efecto, nuestro cerebro no deja de pensar. Por lo que confiar en que nos vamos a acordar de todo, sinceramente, es muy arriesgado y no suele salir bien. La cabeza es el peor lugar donde guardar nuestras tareas y acciones.

Vamos a empezar teniendo 4 maneras de organizarnos: Capturar, clasificar, organizar y reflexionar.

1- CAPTURAR

  • Partimos con la idea de volcar todas nuestras ideas, tareas, etc. en un bloc de notas, App, bandeja de entrada o cualquier forma que tengas para recoger todo aquello que tienes en la cabeza.
  • Rápidamente sentirás una sensación de alivio por haberte quitado esas tareas o acciones de la cabeza y tener un sitio donde saber que están.

2- CLASIFICAR

Nos hacemos las siguientes 3 preguntas al ver la tarea o la acción a realizar cuando tengamos un momento de calma.

  • ¿Qué es esto?
    • Aunque parezca muy obvio, no lo es tanto. Hay muchas veces que anotarás una idea que se te pasa por la cabeza y cuando vas a verla, no era tan brillante. Recuerda, estamos ahora clasificando lo que tenemos dentro de nuestro lugar de almacenamiento.
  • ¿Tengo que hacer alguna acción con esta tarea?
    • Si es que no, tenemos 3 opciones:
      • La eliminamos.
      • Si no lo tenemos claro, la dejamos en un archivo para un posible futuro (algún día).
      • La guardo en una carpeta de almacenamiento, sea física o virtual.
  • Si es que sí,  ¿Puedo hacerla en menos de 2 minutos?
    • La hacemos en seguida.

3- ORGANIZAR 

Si la tarea lleva más de dos minutos tenemos que realizar las siguientes acciones:

  • La delegamos y hacemos un seguimiento. Hablaremos en otro post cómo poder hacer un seguimiento correcto.
  • La anotamos en la agenda (calendario) y no procrastinamos  (procrastinar significa no poner una fecha límite y postergar la tarea)
  • Cuando lo anotamos en un calendario, vamos dividiendo esa tarea principal (proyecto) en varias acciones hasta que completas la tarea principal. Es decir, vamos dividiendo la tarea en tareas pequeñas.

4- REFLEXIONAR

Una vez a la semana (como mínimo) revisa tu sistema y mira qué se puede mejorar. El sistema es una revisión continua hasta que, como fue mi caso, creas el tuyo propio según tus necesidades.


Dejo un diagrama de flujo en forma de imagen. Una imagen vale más que mil palabras.

esquema GTD
Imagen extraída de www.maestroenredado.blogspot.com

En el sistema también habla de cajas de almacenamiento. En mi opinión, si no conoces este método del GTD me centraría en aprender este funcionamiento. Una vez que lo tengas instaurado como hábito, se puede ya mirar más detenidamente como almacenarlo aunque, siendo sincero, depende de tu trabajo y tu vida personal cómo lo almacenarás. Te lo digo por experiencia.

DATOS A TENER EN CUENTA

  • También tendrás que ir viendo de cuánto tiempo dispones para realizar cada tarea.
    • Si, por ejemplo, tienes que hacer una tarea en casa como cambiar una bombilla, que no te requiere más de 10 minutos en hacerlo, tendrás que tener en cuenta el factor tiempo para realizarlo. Si tienes una gestión del trabajo que sabes que te ocupará más de 2 horas pero solo puedes dedicarle 30 minutos, céntrate en tareas que te lleven ese rango.
    • Mira tareas que puedes dedicar en el trabajo, en casa, en cualquier lado (crear carpetas con estos nombres es muy útil al principio).

Sé que quizá parece muy complicado pero para nada lo es. Lo que tienes que hacer es dedicarle un tiempo para poder revisar el sistema (con una vez a la semana suficiente) y podrás ver que, en efecto, te organizas mejor.

Si realmente estás interesado en este sistema te aconsejo leer el libro o escuchar un podcast que se llama “libros para emprendedores” en el que habla de este libro. Cogerás ideas muy interesantes para gestionar tu tiempo.

VENTAJAS DEL GTD

  • Es un sistema simple y que se puede llevar a cabo con rapidez.
  • Apuntar todo lo que uno tiene en la cabeza, libera la mente.
  • La regla de los 2 minutos hace que nos enfoquemos en si podemos hacerlo en ese momento.
  • Usar carpetas para guardar las tareas.
  • Cada semana o cada dos, revisar el sistema para poder modificarlo según te vayas dando cuenta de lo que funciona y lo que no.

DESVENTAJAS DEL GTD

  • No hace hincapié en cómo manejar correctamente la delegación de tareas (importante para una persona que gestiona equipos).
  • No habla de cuál debe ser la primera gestión que se debe realizar. Hay un libro llamado “tráguese ese sapo” en el que hace mucho hincapié en saber cuál es la tarea más importante y “complicada” del día para hacerla primero que nada. De esta forma parece que el resto del día no vaya tan cuesta arriba.


Como todo sistema creado por el ser humano, no es perfecto, pero tiene muchas ideas interesantes y si no tienes aún un sistema de organización, recomiendo encarecidamente empezar con este. Más adelante, según tus necesidades y forma de trabajar, puedes utilizar otros sistemas como el SPC (Sistema de Prioridad Cronológica).
Recuerda dejarme los comentarios o cualquier anotación al respecto. Compártelo con alguien que creas que necesita saber este tipo de sistema. ¡Nos tenemos que ayudar los unos a los otros para progresar!
Y recuerda, como siempre, que las ideas están muy bien, pero siempre llega la hora en la que tienes que tomar las riendas y pasar a la acción.
Llega la HORA DE ACTUAR.
Nota: Imagen de portada extraída de http://www.albertogarciacarro.com/principios-basicos-metodo-gtd/
A %d blogueros les gusta esto: